آموزش حفظ و افزایش تمرکز با مدیریت روابط شخصی

مجموعه مقاله‌های آموزش مدیریت تمرکز با این مطلب به پایان می‌رسد. در مطالب بعدی، مدیریت دارایی‌ها و محیط‌های گوناگون از دیجیتال و فیزیکی و ذهنی تا زمان را شرح دادیم. در این مطلب، به حوزه‌ی مهم و مرتبطی با مدیریت تمرکز می‌رسیم که شاید در ظاهر از کنترل ما خارج باشد. مدیریت روابط شخصی و کاری، اهمیت زیادی در حفظ و مدیریت تمرکز دارد و باید روش‌هایی برای انجام بهینه‌ی آن پیدا کنیم. درواقع هر چقدر هم در حوزه‌های قبلی موفق بوده، اما توانایی مدیریت روابط را نداشته باشید، در حفظ و بهبود تمرکز به‌صورت کامل موفق نمی‌شوید.

حفظ تمرکز با مدیریت روابط

برخی تحقیقات نشان می‌دهند که حواس افراد در خلال ساعت‌های کاری خود به‌طور میانگین هر ساعت ۱۱ بار توسط اطرافیان پرت می‌شود. انواع پیام‌ها و تماس‌ها و درخواست‌هایی که در طول ساعت‌های کاری دریافت می‌کنیم، گواهی بر همین ادعا هستند. یکی از دلایل ایجاد شدن این حجم از حواس پرتی، فرهنگی است که از افراد درخواست می‌کند تا «هم‌اکنون» به تمامی پیام‌ها و درخواست‌ها پاسخ دهند. درحالیکه برای جلوگیری از بر هم خوردن تمرکز افراد باید فرهنگی مبتنی بر «زمان مناسب» پاسخگویی اجرا شود.

برای تنظیم زمان مناسب پاسخگویی به پیام‌ها و درخواست‌های همکاران، بهترین کار گفت‌وگوی رودررو و مشخص کردن سیاست و استانداردی است که همه‌ی افراد با آن راحت باشند. در سیاست مذکور باید مشخص کنیم که مثلا ایمیل‌ها تا چه زمانی نیاز به پاسخ دارند و همین روند را برای دیگر روش‌های پیام‌رسانی نیز مشخص کنیم. به‌علاوه زمان مشخصی در روز یا هفته را برای جلسه‌های رودررو تعیین کنیم تا سؤال‌ها و درخواست‌های مهم در خلال آن‌ها ردوبدل شوند. درنهایت باید یک کانال اورژانسی مانند یک اپلیکیشن پیام‌رسان خاص یا تماس صوتی را برای وضعیت‌های اورژانسی مشخص کنیم.

قوانین و انتظارهای مشخصی برای پاسخ دادن به پیام‌ها و ایمیل‌ها و تماس‌ها داشته باشید

اکثر ما تمایل داریم تا علاوه بر بهره‌وری بالا، به همکاران و دوستان خود نیز در کارها کمک کنیم. به‌همین دلیل برخی افراد «سیاست در باز» را در محیط کاری اجرا می‌کنند و به همه‌ی درخواست‌های کمک پاسخ می‌دهند. چنین کاری عموما مانع از حفظ تمرکز می‌شود. برای پیاده‌سازی راهکاری که حفظ تمرکز را به‌صورت هم‌زمان با کمک به سایرین در پی داشته باشد، بهتر است بازه‌های زمانی را در تقویم خود مشخص کنید که در آن‌ها توانایی پاسخ دادن به اطرافیان را دارید. سپس این تقویم را با همه‌ی افراد مرتبط به اشتراک بگذارید. شاید در ابتدا وفادار بودن به تقویم دشوار باشد، اما قطعا به‌مرور همه از آن پیروی می‌کنند. درنهایت نمی‌توان تمام حواس‌پرتی‌های مرتبط با روابط شخصی و کاری را از بین برد، اما حداقل می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد.

بهبود تمرکز در روابط شخصی و کاری

تمرکز یکی از ارزشمندترین دارایی‌های انسان محسوب می‌شود. وقتی تمرکز خود را به فردی اختصاص می‌دهید، یعنی او و صحبت‌هایش برای شما ارزش زیادی دارد. ازطرفی چندوظیفگی در زندگی روزمره‌ی ما باعث شده است تا اکثر اوقات، تمرکز کامل را به اطرافیان خود اختصاص ندهیم. برای حل این مشکل، باید تا حد امکان تمرکز خود را روی افراد مهم در زندگی شخصی و کاری افزایش دهیم. نکته‌ی راهبردی اول، مشخص کردن زمانی اختصاصی برای مکالمه و بحث و گفت‌وگو با فرد موردنظر است.

در جلسه‌ی اختصاصی با هر فرد، هرگونه حواس‌پرتی دیجیتالی و فیزیکی اعم از گوشی یا لپ‌تاپ را کنار بگذارید و همچنین فضا را جدا از افراد دیگر انتخاب کنید. گوشی هوشمند را خاموش کرده یا در حالت پرواز قرار دهید تا حتی لرزش پیام‌ها و تماس‌های مزاحم نیز حواس شما و مخاطب را پرت نکند. تمامی نمایشگرهای اطراف از تلویزیون و کامپیوتر شخصی را هم خاموش کنید، مگر اینکه نقشی اساسی در مکالمه‌ی شما داشته باشند. با چنین رویکردی می‌توانید در طول جلسه، تمامی حواس خود را معطوف به مخاطب کنید.

مجموعه مقاله‌های آموزش مدیریت تمرکز

راهکار دیگر در بهبود تمرکز در روابط، خصوصا در روابط شخصی، مشخص کردن دوره‌‌های زمانی اختصاصی برای گذراندن وقت در کنار یکدیگر است. اطرافیان در زندگی شخصی شما باید سهمی از زمان‌تان را به‌عنوان هدیه‌ای ارزشمند احساس کنند. زمان‌هایی خاص از روز و هفته را به آن‌ها اختصاص دهید و کارهایی را برای این زمان‌ها تعیین کنید که مورد پسند مخاطب باشد. با اختصاص زمان و تمرکز کامل در دوره‌ی زمانی مذکور، ارزش مخاطب را در ذهن خود نشان می‌دهید.