5 نکته Google Drive برای کمک به جلوگیری از بلایا – خبر اسفند ۱۴۰۲

به گزارش سرویس تازه های دنیای فناوری مجله عصر اطلاعات در اسفند ۱۴۰۲

Rafael Henrique/SOPA Images/LightRocket از طریق Getty Images

ده سال پیش، فاجعه ای به پوشه های Google Drive من آمد. من از یک برنامه شخص ثالث برای پشتیبان‌گیری از یک پوشه خاص استفاده می‌کردم – پوشه‌ای که تک تک نسخه‌های خطی کتاب من را در خود جای می‌داد – و مشکلی وحشتناک پیش آمد. با بررسی تصادفی یک جعبه، آن پوشه در Google Drive حذف شد. اگرچه این به اندازه کافی بد بود، اما همان پوشه در درایو محلی من نیز حذف شد.

بله، این یک فاجعه بود، فاجعه ای که اگر روی یک چک باکس در یک برنامه کلیک نمی کردم، می توانستم از آن جلوگیری کنم.

همچنین: چگونه صفحه «صفحه اصلی» جدید Google Drive یافتن آنچه را که به دنبال آن هستید آسان‌تر می‌کند

خوشبختانه پس از یک ساعت تماس تلفنی با گوگل، آنها توانستند پوشه را بازیابی کنند. از آن زمان، من هستم بسیار مراقب باشید که از کدام برنامه های شخص ثالث استفاده می کنم و چگونه از آنها استفاده می کنم.

اگر می‌خواهید بعدازظهر را مجبور به عرق کردن نباشید که آیا آن فایل‌های غیرقابل تعویض را دوباره خواهید دید یا نه، ادامه دهید، زیرا من چند نکته دارم که می‌تواند به شما کمک کند.

اماده ای؟

1. از رمز عبور قوی استفاده کنید

اگرچه این نکته به شما کمک نمی‌کند فایل‌های از دست رفته را بازیابی کنید یا شما را از حذف چیزی که نباید حذف کنید، مطمئناً به جلوگیری از دسترسی شخصی به حساب Drive شما و گرفتن یا خواندن آن فایل‌ها به دلخواه کمک می‌کند. هنگام ایجاد رمز عبور جدید برای Google Drive، از یک مدیر رمز عبور استفاده کنید و از آن بخواهید یک رمز عبور تصادفی ایجاد کند حداقل دوازده شخصیت طولانی و غیرممکن (یا حداقل بسیار چالش برانگیز) به خاطر سپردن. هرچه رمز عبور قوی‌تر باشد، احتمال دسترسی افراد به حساب شما کمتر می‌شود.

همچنین: بهترین مدیران رمز عبوری که می توانید بخرید

در عین حال، من به شما توصیه می‌کنم احراز هویت دو مرحله‌ای را به ترکیب اضافه کنید، که لایه دیگری از امنیت را به حساب Google شما اضافه می‌کند.

2. از طریق Drive و نه Docs بروید

این نکته ممکن است غیرقابل درک یا بدیهی ترین چیز در جهان به نظر برسد (بسته به نحوه استفاده شما از Google) اما من به شما پیشنهاد می کنم همیشه از Drive — و نه Docs — برای ایجاد اسناد خود استفاده کنید. چرا؟ زیرا وقتی از طریق Docs می روید، نمی توانید به سرعت سندی را در جایی که می خواهید قرار دهید. در Drive، می‌توانید به یک پوشه بروید، روی New کلیک کنید و سپس سند را ایجاد کنید، زیرا بدانید که در آن پوشه وجود دارد. در Docs، یک فایل جدید ایجاد می‌کنید و به‌طور پیش‌فرض در پوشه اصلی قرار می‌گیرد، جایی که باید به یاد داشته باشید که به Drive بروید و آن را به جایی که نیاز دارید منتقل کنید. اگر مدام فراموش کنید که آن فایل‌ها را جابه‌جا کنید، با آشفتگی اسناد در پوشه ریشه‌تان مواجه می‌شوید که می‌تواند منجر به حذف تصادفی فایلی شود که بیشتر به آن نیاز دارید.

همچنین: نحوه سازماندهی گوگل درایو: 5 نکته و ترفندی که باید بدانید

در عین حال، به یاد داشته باشید – هر طور که می خواهید پوشه های خود را سازماندهی کنید – یک ساختار منطقی ایجاد کنید که تشخیص مکان فایل های شما را بسیار آسان می کند.

صحبت از اینکه…

3. از تاریخچه نسخه استفاده کنید

شما در مدارک خود دچار اشتباه خواهید شد. گاهی اوقات، این اشتباهات می توانند قابل توجه باشند. وقتی از سوراخ خرگوش اشتباهی در یک سند پایین رفتید، ممکن است وسوسه شوید که آن را در سطل زباله بیاندازید و از نو شروع کنید. نکن. در عوض، به تاریخچه نسخه Google Drive تکیه کنید، که به شما امکان می دهد سند را به حالت قبلی برگردانید. به جای از دست دادن همه آن کلماتی که با دقت انتخاب شده بودند، زمانی که سند معنا پیدا کرد … برگرداندن، برگرداندن، برگرداندن.

همچنین: چگونه صفحه «صفحه اصلی» جدید Google Drive یافتن آنچه را که به دنبال آن هستید آسان‌تر می‌کند

یکی از چیزهای خوب در مورد تاریخچه نسخه گوگل (علاوه بر اینکه استفاده از آن بسیار آسان است) این است که می تواند نمونه های متعددی از یک سند را از زمانی که برای اولین بار ایجاد شد تا آخرین ویرایش ذخیره کند. این ویژگی در بسیاری از موارد پنهان من را ذخیره کرده است.

4. پشتیبان گیری کنید

ناگفته نماند که باید از حساب Drive خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. یا حداقل از پوشه‌هایی که حاوی فایل‌های مهم‌تر هستند، نسخه پشتیبان تهیه کنید. اگر همیشه یک نسخه پشتیبان محلی به‌روز دارید، اگر مشکلی پیش بیاید، همیشه می‌توانید پوشه را به Google Drive بارگذاری کنید.

نحوه پشتیبان گیری از پوشه Google Drive به سیستم عامل شما بستگی دارد. اگر از MacOS یا Windows استفاده می کنید، می توانید از برنامه رسمی Drive استفاده کنید. مشکل برنامه رسمی Drive این است که نمی توانید از کدام پوشه از Google Drive نسخه پشتیبان تهیه کنید، به این معنی که از همه چیز در حساب Drive شما نسخه پشتیبان تهیه می کند. اگر حجم زیادی از داده برای پشتیبان گیری ندارید، خوب است.

همچنین: آیا نیاز به مدیریت داده های Google Drive خود دارید؟ گوگل کمکی نکرد، اما این ابزار آشفتگی ذخیره سازی من را حل کرد

با این حال، اگر محتوای Google Drive تمام فضای ذخیره‌سازی محلی شما را از بین می‌برد، می‌توانید از راه‌حلی مانند Insync استفاده کنید، که به شما امکان می‌دهد یک پوشه (یا چندین پوشه) را از Drive انتخاب کنید تا در دستگاه محلی خود همگام بمانید. .

این را به تعویق نیندازید. اگر فاجعه ای رخ دهد (مانند اتفاقی که برای من افتاد)، یک نسخه پشتیبان می تواند سلامت عقل شما را نجات دهد.

5 قفل کردن فایل ها

ویژگی Lock Files مانع از حذف تصادفی فایل‌ها از Drive نمی‌شود، اما کاربران ناخواسته را از تغییر محتویات آن فایل‌ها باز می‌دارد. هنگامی که یک فایل را قفل کردید، تا زمانی که قفل آن باز نشود، هیچ کس نمی تواند آن را ویرایش یا نظر دهد. حتی بهتر از آن، فقط آن دسته از کاربرانی که مجوز ویرایشگر دارند می توانند قفل فایل را باز کنند. این گام کوچکی است که می‌توانید برای محافظت از آن فایل‌های ارزشمند در برابر تغییر بردارید.

برای قفل کردن یک فایل، روی ورودی Google Drive کلیک راست کرده و File Information > Lock را انتخاب کنید. در پنجره باز شده، روی Lock کلیک کنید و فایل از تغییر در امان است و تا زمانی که قفل آن باز نشود، باقی خواهد ماند.

همچنین: احراز هویت چند عاملی: چگونه 2FA را فعال کنیم و امنیت خود را تقویت کنیم

با کمی احتیاط، تجربه شما در Google Drive می‌تواند عاری از فاجعه باشد. البته، هیچ چیز 100٪ نیست، اما اگر این نکات ساده را دنبال کنید، یک قدم جلوتر از اشتباهات، دسترسی ناخواسته یا سایر بلایای موجود در حساب Drive خود هستید.

بمنظور اطلاع از دیگر خبرها به صفحه اخبار فناوری مراجعه کنید.